Monthly Archives: 3月 2013

仕事に振り回されないためのタスク管理

タスク管理をしないとこうなる

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この記事をみてグッときたので。


仕事の量が圧倒的に多くて毎日めいっぱい残業をして帰るときでも、理不尽なまでに割り込みのタスクが発生するとしても、「自分が管理している」という感覚を持つことは精神の安定に役立ちます。

タスク管理をしているヒマがあったら1つでも多くタスクを終わらせれば良いじゃない。という気持ちも確かに分かります。

ですが、タスク管理をすることで得られる精神の安定というメリットの方が大きいと実感しています。
たとえば、タスク管理をしていないときに仕事に取りかかるときは、こんな事が起きていました。(さっと目を通す感じで十分です)

「今月の23日と26日に自分が関わっているプロジェクトAとBの進捗ミーティングがあるから、今の現状をまとめる必要があるけど、どっちから手をつけようかなぁ。あ、でもいまちょうど上司がいるから申請書の判子をもらうために残りの部分を埋めて早く持って行かなくちゃ!えーっと、申請書ってたしかこの辺にあったと思うんだけど……(別の紙を見つけて)あーあ、これもたしか来週末までにやらなきゃいけないんだった。申請書に判子もらってから取りかかろうかな……でも誰かと話しこんでるから、今のうちに中身だけ見ておこうか。えーっと、この資料関連のフォルダはどこだっけ…(フォルダを探っている)…ってそういえば、次の進捗ミーティングって、他グループ合同のヤツだから追加資料が必要じゃなかったっけか?前回の合同ミーティングの資料はどこにあったっけ?ああもう、こんなことしてる場合じゃない!申請書の判子も再来週までにあれば良いから今はいいや。なんかもう疲れたな、いったんコーヒーでも飲んで落ち着こう…」

すこし誇張気味に書いていますが、実際これに近いような事が私にはよく起きていました (このパターンの時は、大体コーヒー飲みながらPCの整理・掃除をはじめたりします)。

本当に仕事に振り回されているのか?

ここで注目すべきは、やるべきことは何一つとして追加されていないのに、タスクに振り回されているという点です。

つまり、やるべきことに"振り回されている"というより、勝手に"自分のタスクで自分を振り回して"しまっているのです。

まさに自滅です。

孫引きになりますが、@nokibaさんの記事に出てくる「決定権のいくばくかは自分にある」と感じることは、このような状況ではまずムリです。

確かに、トラブルや、他人から大量の仕事が引っ切りなしに降り注いでくる状況など、本当の意味で"仕事に振り回される"こともあるでしょう。

そのような状況でも、タスク管理をすることで"仕事に振り回されても、決して自分自身を振り回さない"ことにつながってくるのです。

ですから、わざわざタスク管理をしているわけです。

Excelマクロなしでグラフを大量に作成する方法

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photo credit: SalFalko via photopin cc

Excelでグラフをたくさん作ろうとすると、どうしてもマクロを使う必要があります。ですが、マクロを組んだことが無いひとはもちろん、組んだことがある人でも、毎回データに合わせてマクロを作成するのは大変です。

そこで、Excelでマクロを組んだことが無い人でも簡単に大量のグラフを作成する方法を紹介します。

活躍するのが、先日紹介したHiMacroExというソフトです。
PCでの繰り返し作業を自動化するHiMacroEx | KK blogs: けーじぶろぐ
キーボードショートカットを覚えるだけで、スグに何枚もグラフを作成できるようになります。

動画の中では使えるグラフを作成するために、グラフテンプレート機能や、グラフタイトルにセル値を使用する方法等も紹介していますので、参考にしてみてください。

▼▼Excelマクロを使わずに、グラフをたくさん作成する方法▼▼
・右クリックの機能を使いたい場合は、Applicationキーか、Shift+F10で右クリックできます。
・散布図でグラフテンプレート機能を使う場合、動画のように1度散布図で作成した後にグラフの種類の変更をしないと上手く動作しませんが、折れ線や棒グラフなどはグラフ作成時にグラフテンプレートを使用しても上手くいきます。

今回紹介したことだけではなく、Excelでストレス無く作業するためには、キーボードショートカットは不可欠だと思います。とりあえず「Alt」を押せばコマンドが表示されるので、よく使用する機能には覚えてしまいましょう。

そうそうTOWN