タスク管理をしている人、挫折した人向けの本を出版しました

タスク管理本を出版しました。

出版してしばらくたって、感想をいくつかいただく中で、やりたかった部分、伝えたかった部分に対して反応が多く、嬉しい限りです。ありがとうございます。

タスク管理に挑戦して上手くいかなかった人のための本

まず、書籍を書く上で対象にしたかった方々は、「タスク管理に挫折した人」です。

TaskChuteにセクション名付のグラフを作成する

2013-05-30_17h37_45

最新 のTaskChute2では、セクション開始時間を自由に設定できるようになり、自分の生活にあった設定ができるようになりました。

ですが、新しくセクションを設定すると、セクションの間隔が分からなくなってしまい、何度も設定のシートを見直したりと、慣れるまでがすこし大変です。

そこで、わたしはTaskChuteに各セクションの残りタスク量のグラフに加えて、セクション名とセクション開始時刻を重ねて表示しています。

このグラフを作成するのは少し手間ですが、1度作ってしまえばずっと使えるので便利です。

グラフ完成までを動画にしたので、これを見て設定してみてください。
ちょっとしたExcel Tipsも登場しますよ!


 

——————————————
電子書籍を出版しました!
1度GTDやタスク管理に挑戦したけど、うまくいかなかった、いまでも「コレじゃない感」が残っている人にお勧めです!

仕事に振り回されないためのタスク管理

タスク管理をしないとこうなる

STA_0338

この記事をみてグッときたので。


仕事の量が圧倒的に多くて毎日めいっぱい残業をして帰るときでも、理不尽なまでに割り込みのタスクが発生するとしても、「自分が管理している」という感覚を持つことは精神の安定に役立ちます。

タスク管理をしているヒマがあったら1つでも多くタスクを終わらせれば良いじゃない。という気持ちも確かに分かります。

ですが、タスク管理をすることで得られる精神の安定というメリットの方が大きいと実感しています。
たとえば、タスク管理をしていないときに仕事に取りかかるときは、こんな事が起きていました。(さっと目を通す感じで十分です)

「今月の23日と26日に自分が関わっているプロジェクトAとBの進捗ミーティングがあるから、今の現状をまとめる必要があるけど、どっちから手をつけようかなぁ。あ、でもいまちょうど上司がいるから申請書の判子をもらうために残りの部分を埋めて早く持って行かなくちゃ!えーっと、申請書ってたしかこの辺にあったと思うんだけど……(別の紙を見つけて)あーあ、これもたしか来週末までにやらなきゃいけないんだった。申請書に判子もらってから取りかかろうかな……でも誰かと話しこんでるから、今のうちに中身だけ見ておこうか。えーっと、この資料関連のフォルダはどこだっけ…(フォルダを探っている)…ってそういえば、次の進捗ミーティングって、他グループ合同のヤツだから追加資料が必要じゃなかったっけか?前回の合同ミーティングの資料はどこにあったっけ?ああもう、こんなことしてる場合じゃない!申請書の判子も再来週までにあれば良いから今はいいや。なんかもう疲れたな、いったんコーヒーでも飲んで落ち着こう…」

すこし誇張気味に書いていますが、実際これに近いような事が私にはよく起きていました (このパターンの時は、大体コーヒー飲みながらPCの整理・掃除をはじめたりします)。

本当に仕事に振り回されているのか?

ここで注目すべきは、やるべきことは何一つとして追加されていないのに、タスクに振り回されているという点です。

つまり、やるべきことに"振り回されている"というより、勝手に"自分のタスクで自分を振り回して"しまっているのです。

まさに自滅です。

孫引きになりますが、@nokibaさんの記事に出てくる「決定権のいくばくかは自分にある」と感じることは、このような状況ではまずムリです。

確かに、トラブルや、他人から大量の仕事が引っ切りなしに降り注いでくる状況など、本当の意味で"仕事に振り回される"こともあるでしょう。

そのような状況でも、タスク管理をすることで"仕事に振り回されても、決して自分自身を振り回さない"ことにつながってくるのです。

ですから、わざわざタスク管理をしているわけです。

Excelマクロなしでグラフを大量に作成する方法

medium_5961260280
photo credit: SalFalko via photopin cc

Excelでグラフをたくさん作ろうとすると、どうしてもマクロを使う必要があります。ですが、マクロを組んだことが無いひとはもちろん、組んだことがある人でも、毎回データに合わせてマクロを作成するのは大変です。

そこで、Excelでマクロを組んだことが無い人でも簡単に大量のグラフを作成する方法を紹介します。

活躍するのが、先日紹介したHiMacroExというソフトです。
PCでの繰り返し作業を自動化するHiMacroEx | KK blogs: けーじぶろぐ
キーボードショートカットを覚えるだけで、スグに何枚もグラフを作成できるようになります。

動画の中では使えるグラフを作成するために、グラフテンプレート機能や、グラフタイトルにセル値を使用する方法等も紹介していますので、参考にしてみてください。

▼▼Excelマクロを使わずに、グラフをたくさん作成する方法▼▼
・右クリックの機能を使いたい場合は、Applicationキーか、Shift+F10で右クリックできます。
・散布図でグラフテンプレート機能を使う場合、動画のように1度散布図で作成した後にグラフの種類の変更をしないと上手く動作しませんが、折れ線や棒グラフなどはグラフ作成時にグラフテンプレートを使用しても上手くいきます。

今回紹介したことだけではなく、Excelでストレス無く作業するためには、キーボードショートカットは不可欠だと思います。とりあえず「Alt」を押せばコマンドが表示されるので、よく使用する機能には覚えてしまいましょう。

そうそうTOWN

PCでの繰り返し作業を自動化するHiMacroEx

業務や研究で繰り返し作業が沢山必要になったけれど、プログラムなんか作成したことが無いし、一から勉強したくないという人も多いでしょう。

私がそんなときに使用するソフトにHiMacroExというソフトがあります。
このソフトは、自分が入力したキーボードの操作を記憶して、何回でも繰り返してくれるというソフトです。

動作している様子は、実際に動画を見てもらう方が早いと思います。

・HiMacroExの基本的な操作とインストール方法(*音声有り)

HiMacroEx:そうそうTOWN
http://fefnir.com/soft/himacroex00.htm

XTRM Runtime
http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se308404.html

近いうちに、このソフトを使ったExcelでのグラフ作成の自動化について紹介したいと思います。

丁寧に時間を過ごせるタスク管理を目指す

今これからの時間を何に使うのか

実家に帰省したときのお話です。
いつもの事なのですが、今回もいろいろと本を読もうとか、溜まっていたタスクを片付けようとか思っていたのですが、正月の雰囲気にあてられて、なかなか思った通りの行動が出来ませんでした。
そんな中で、1つだけ良かったなと感じることがありました。

私の実家では、夕食後、食器を片付けたり風呂に入ったり歯を磨いたりと細々とした作業を終えて広間にテレビを見ながら雑談が始まります。
いままではこの時間を何となく過ごしていました。

そして、なんとなく過ごしていると余計なことが気になり始めます。今心配しているタスクだったり、読みかけの小説だったり、やりかけのゲームだったり…
結果、明日もあるしね…と、早々に切り上げたものの、気が乗らずやろうと思っていたことが出来ずじまいなんていうこともしばしばでした。

 

ですが、今年は雑談タイムが始まったら

「これからの時間は家族との会話のために使おう」

と決めてからその時間をゆったりと過ごすことにしました。
余計なことが気になっても、今はそのときじゃない、と思考を切り捨てて、ただただ話すためだけの時間にしました。
(その後一人で夜更かししてしまって何度も寝坊してしまいましたが(^_^;))

毎年1回帰省したとしても、親も60半ばを超えた両親と話せるチャンスはあと20回もないかもしれない…まして、80を超えた祖父と話せるチャンスは…と思ったのです。

結果、とてもいい時間が過ごせたなと思っています。

もう両親と会話する機会はそんなに無いな…と思ったこともあるでしょうが、ただ目の前のことだけを考えて行動できたから良かったのだとも考えています。

medium_50079365
photo credit: Silver Bromide via photopin cc

丁寧に過ごす時間=集中して物事に取り組んでいる時間

好きなことはもちろんですが、あまり気が乗らない作業でも淡々と向き合って取り組んでいる内に、いつの間にか終わっていることがあります。
このときは、余計なことは考えず目の前のやることだけに意識が向いている状態です。

そして、この時間は決して嫌な時間を過ごしたとは感じないし、最初は好ましいとは感じていなくとも、作業うちに集中して取り組んでいたとも言えるでしょう。

そう考えると、集中しているというのは、好きとか嫌いとかの感情を超えた先にあると思うんです。 (もちろん、好きなことや簡単なことに取り組むときは、より簡単に集中できるわけですが…)

何かに打ち込んでいるときは、それが好きだとか嫌いだとかの感情はドコにもなくて、ただ特にあせらずに丁寧に作業をしているだけのような気がしてします。
そして、目の前の事だけに意識が向かっている時間は、その作業がどのようなものであっても、とても心地よく感じます。

TaskChuteを1年間使用してみて、そして年末に帰省してから思いを強くしたのですが、私がなぜタスク管理をやっているかといえば、このような時間をもっと増やしたいからなのです。
どんな日でも、一日を丁寧に過ごすことが出来れば、それは充実した時間になるだろうなと思います。

どうすれば時間に誠実に向き合えるのか、そのために、タスク管理をどうやって活かしていくのかに取り組んでいきたいなと思っています。

今ここにある時間を、去年の自分よりきちんと過ごす。

今年の抱負はこれだけです。


2013年第1回目のタスクセラピーが2/23に開催されます。
今回は、「大事な目標を達成するためのタスク管理術」です。
今年の初めに抱負を決めて、もしかしたら、ちょうど中だるみの時期かもしれません。ぜひこの機会に、タスク管理を始めて/見直して見ませんか?

▼▼2013年タスクセラピー始動します!!
2月23日 第7回タスクセラピー 大事な目標を達成するためのタスク管理術(東京都)

タスク管理と、旅のしおり

P1040095

修学旅行や、友人との旅行で旅のしおりを片手に旅行したことがある人は多いでしょう。

私は、どこか旅行に出かけるときは簡単にでも旅のしおりを作ることにしています。

おおよそ、この辺の項目が書いてあります。

・メンバー
・持ち物チェックリスト
・日ごとのスケジュール
・宿泊先の住所、電話番号
・旅先での情報・注意事項
・お土産リスト
・緊急連絡先

先日も海外に行く用事があり、しおりを元に行動したのですが、きちんと旅のしおりを作成すると旅行を快適に過ごすことが出来ます。

必要なことが頭の外に出ている

旅のしおりが重要なことは、やるべき事が頭の中では無く外に出ているということです。

2012/08/26 第3回TaskChute友の会を開催します #TaskChute

HA0521-036
photo credit: Highways Agency via photo pin cc

第3回TaskChute友の会 開催します。

勉強会詳細

日時 8/26 10:00〜12:00
(開場は9:00〜じっくり取り組みたい方は任意参加可能です)
参加費 1000円(会場払い)

仮想デスクトップソフト Dexpot が便利です

medium_4932299539
photo credit: markuz via photo pin cc

仮想デスクトップとは、ウィンドウを複数の画面に割り振ることができるソフトなのですが、まずはこちらの動画をみるとイメージがつかめると思います。(*音が出ます)

仮想デスクトップ:dexpot

 

このような感じで、作業に応じたデスクトップ画面を同時に複数作成することが出来ます。

「+αで、なんでもない日をHAPPYにするイラスト講座」が楽しかった!

image

少し日がたってしまいましたが、さをん(@sawonya)さんが主催するイラスト講座を受けてきました。

「+αで、なんでもない日をHAPPYにするイラスト講座」終了しました! 【 マインドマップ1年生 plus ライフハック! 】